• Impactfind

Email Template: COVID-19 (Coronavirus) HR Action Plan


Dengan wabah coronavirus (COVID-19) yang secara resmi dinyatakan sebagai pandemi oleh WHO, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia sudah mulai mengambil tindakan terhadap penyebarannya. Untuk SDM, ini berarti mengirim pengumuman di seluruh perusahaan, memperbarui WFH dan kebijakan kerja jarak jauh, membuat kebijakan khusus coronavirus, memperkenalkan opsi kerja yang fleksibel, dan sebagainya.


Cara Anda mengkomunikasikan perubahan ini ke tim Anda sangat lah penting. Karena, ketika menyangkut kesehatan masyarakat, Anda tidak ingin bereaksi rendah, tetapi Anda juga tidak ingin bereaksi berlebihan. Beri tahu staf tentang tindakan pencegahan yang diambil perusahaan Anda dan berikan pedoman yang jelas sehingga karyawan dapat melindungi diri mereka sendiri dan tempat kerja. Dalam masa ketidakpastian seperti itu, peran Anda dalam SDM adalah untuk membantu semua orang tetap tenang, tetapi pada saat yang sama memastikan bahwa kebijakan baru juga diterapkan.


Kami telah membuat template email berikut yang dapat Anda sesuaikan dan kirim ke tim Anda untuk memberitahu mereka tentang tindakan pencegahan perusahaan Anda terhadap COVID-19, yang juga disebut sebagai coronavirus. Tentukan sikap sesuai dengan situasi yang ada di lokasi perusahaan Anda. Selain itu, pastikan Anda menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, di luar email tersebut, sehingga karyawan dapat dengan mudah mengatasi kekhawatiran atau pertanyaan mereka tentang wabah pandemi.



Fase 1: Ketika risiko penularan di wilayah Anda Rendah

Pada tahap ini, penting untuk membuat karyawan sadar akan situasi dan memberitahu mereka bahwa Anda mungkin harus mengambil langkah-langkah tambahan jika wabah virus menyebar di wilayah Anda. Fokuskan email Anda pada pentingnya kebersihan bersama dengan pedoman untuk mereka yang telah melakukan perjalanan atau berencana untuk bepergian ke daerah berisiko tinggi.


Subjek email: Tindakan Pencegahan Coronavirus


Hi all,


Kami memantau dengan seksama pembaruan seputar coronavirus (COVID-19). Meskipun untuk sementara waktu wilayah kita sedikit terpengaruh, kami ingin bertindak cepat dan memastikan perusahaan mengambil semua tindakan pencegahan untuk menghindari risiko.


Inilah mengapa kami ingin Anda semua memberikan perhatian ekstra dan menerapkan pedoman berikut:


1. Cuti sakit:

  1. Jika Anda merasa sakit, segera tinggalkan kantor dan tinggal di rumah sampai Anda benar-benar tanpa gejala. Gejala COVID-19 yang umum adalah batuk, sulit bernapas dan demam, tetapi kami meminta Anda untuk menggunakan cuti sakit Anda walaupun Anda memiliki gejala sekecil apa pun untuk mencegah kemungkinan infeksi di tempat kerja.

  2. Jika Anda didiagnosis menderita COVID-19, gunakan cuti sakit seperti biasa. Anda dapat merujuk ke kebijakan cuti sakit perusahaan [insert link kebijakannya] untuk rincian lebih lanjut. Anda dapat kembali ke kantor hanya setelah Anda sepenuhnya pulih, dengan catatan dokter yang mengkonfirmasi pemulihan Anda.

2. Kebijakan perjalanan:

  1. Sampai hari ini, semua perjalanan bisnis ke daerah berisiko tinggi dibatalkan. (Anda dapat berkonsultasi dengan saran perjalanan WHO Coronavirus (COVID-19) untuk rincian lebih lanjut.) Jika Anda merencanakan perjalanan ke daerah-daerah tersebut (mis. untuk pelatihan atau menghadiri konferensi), kami akan mencoba mengatur ulang hal itu ketika kami memiliki jaminan bahwa itu aman.

  2. Jika Anda telah bepergian ke salah satu area berisiko tinggi (atau jika saat ini Anda berada di sana), silahkan hubungi HR dan manajer Anda sesegera mungkin. Kami mungkin meminta Anda untuk bekerja dari rumah selama 14 hari sampai Anda benar-benar tanpa gejala dan menghindari semua kontak langsung dengan rekan kerja sementara itu.

  3. Hal-hal di atas berlaku bahkan jika Anda tidak bepergian, tetapi Anda tinggal bersama seseorang yang melakukan perjalanan ke daerah berisiko tinggi baru-baru ini (mis. pasangan, teman satu tempat tinggal atau anak).

Mohon jangan ragu untuk menghubungi HR jika Anda tidak yakin tentang lokasi mana yang dianggap berisiko tinggi. Selain itu, karena panduan tentang panduan perjalanan internasional diperbarui secara berkala, perhatikan setiap perjalanan mendatang yang telah Anda pesan, termasuk yang di daerah yang saat ini berisiko rendah atau sedang.


3. Bekerja dari rumah:

  1. Jika Anda melayani anggota keluarga yang didiagnosis menderita COVID-19, tetapi dapat bekerja, Anda dapat meminta untuk bekerja dari rumah. Bicaralah dengan manajer Anda untuk melihat apakah ini mungkin, berdasarkan proyek saat ini dan kebutuhan tim; jika tidak, kami akan meminta Anda untuk menggunakan cuti berbayar Anda.


4. Kebersihan:

Perusahaan sudah berhati-hati dalam hal kebersihan kantor, tetapi di saat-saat seperti ini, kami meminta Anda untuk memastikan Anda mengikuti panduan resmi ini:

  1. Cuci tangan Anda secara teratur sepanjang hari setidaknya selama 20 detik setiap kalinya.

  2. Gunakan pembersih tangan dengan setidaknya 60% alkohol - kami telah menyediakannya di kantor sehingga Anda dapat menemukannya di mana saja.

  3. Hindari menyentuh wajah Anda - terutama mata, hidung, dan mulut - dengan tangan Anda.

  4. Tutupi mulut Anda dengan siku saat batuk atau bersin.

  5. Buka jendela secara teratur untuk memastikan aliran udara segar yang teratur.

  6. Kesehatan Anda adalah prioritas utama kami, jadi kami akan mengawasi setiap perkembangan di sekitar wabah coronavirus dan akan memberitahu Anda jika ada tindakan pencegahan ekstra yang perlu kita semua terapkan.

Tidak perlu panik - mari kita berkontribusi untuk menjaga keamanan tempat kerja kita. Jangan ragu untuk membalas email ini atau mendatangi tim HR jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.


Terima kasih,


[Nama Anda}

[Tanda tangan email Anda]



Fase 2: Ketika risiko penularan di wilayah Anda Sedang

Pada titik ini, saatnya untuk mulai menerapkan langkah-langkah yang lebih ketat, seperti membatasi pengunjung ke kantor. Anda juga perlu menyiapkan tim Anda untuk fase selanjutnya. Ingatlah bahwa ketika wabah menyebar, karyawan mungkin mulai merasa tertekan karenanya. Jadi, pastikan untuk memberi mereka pedoman yang jelas dan mengatur nada yang tepat sehingga mereka semua bisa tetap tenang tetapi hati-hati. Ingat, Anda di sini untuk membantu dan mendukung mereka dengan cara apa pun yang Anda bisa.


Subjek email: Tindakan Pencegahan Coronavirus


Hi all,


Menindaklanjuti dari email [minggu lalu] dan mempertimbangkan pembaruan wabah coronavirus di wilayah kantor, kami ingin mengambil beberapa tindakan tambahan untuk melindungi kesehatan semua karyawan.


1. Kebijakan pengunjung:

  1. Efektif segera, kami membatasi kunjungan dari mitra eksternal, pelanggan, kandidat dan tamu lain di kantor kami. Harap batalkan rapat apa pun yang telah Anda rencanakan dengan mereka dan hubungi departemen IT untuk mendapatkan bantuan tentang cara menjalankan rapat ini secara virtual jika memungkinkan.

  2. Kami membatalkan semua acara terjadwal yang akan berlangsung di kantor. Jangan membuat rencana untuk menjadi tuan rumah acara lain sampai pemberitahuan lebih lanjut.

  3. Anda juga disarankan untuk tidak mengunjungi kantor mitra dan menjadwalkan pertemuan di ruang kerja bersama.


2. Kebijakan perjalanan:

  1. Semua perjalanan bisnis, apapun tujuannya, sekarang dibatalkan. Jika Anda memiliki sesuatu yang direncanakan, bicarakan dengan manajer Anda; kami akan mencoba mengatur ulang perjalanan saat kami memiliki panduan resmi yang aman untuk bepergian.

  2. Jika Anda baru saja bepergian (ke lokasi mana pun) atau tinggal bersama seseorang yang bepergian, harap hubungi HR dan manajer Anda. Sebagai tindakan pencegahan, kami mungkin meminta Anda untuk bekerja dari rumah selama 14 hari sampai Anda sepenuhnya tanpa gejala.


3. Bekerja dari rumah:

Kami memperluas kebijakan work from home atau bekerja dari rumah, sehingga Anda dapat berbicara dengan manajer dan SDM Anda tentang opsi untuk bekerja dari rumah jika:

  1. Anda bepergian menggunakan angkutan umum.

  2. Anda memiliki latar belakang medis sehingga COVID-19 dapat membahayakan kesehatan Anda.

  3. Anda tinggal bersama orang tua / anak-anak / orang dengan penyakit kronis / dll.


Pada hari-hari berikutnya, kami akan memberikan Anda panduan teknis dan beberapa tips produktivitas, untuk membantu Anda bekerja dari rumah secara efektif. Sementara itu, harap hubungi manajer Anda untuk mengkoordinasikan pertemuan rutin dan beban kerja.


Bagi Anda yang masih bekerja dari kantor, harap ekstra hati-hati dengan kebersihan dan cobalah untuk menghindari ruang rapat yang penuh sesak. Jika Anda memiliki gejala sekecil apapun (mis. batuk) tetapi dapat bekerja, jangan mengambil resiko pergi ke kantor. Bicaralah dengan manajer Anda segera dan bekerja dari rumah atau cuti sakit.


Ini semua mungkin terdengar tidak nyaman, tetapi itu adalah tindakan pencegahan yang perlu kita ambil untuk melindungi kesehatan kita, dan juga agar tidak menginfeksi orang yang kita cintai dan sesama. Kami juga menambah upaya kami berkali lipat untuk menjaga kantor tetap bersih.


Kami akan memantau wabah COVID-19 dan akan memberitahu Anda jika kami memiliki panduan baru dari pihak berwenang setempat. Tetap sehat dan jangan ragu untuk menghubungi manajer atau SDM Anda, jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.


Terima kasih,


[Nama Anda]

[Tanda tangan email Anda]



Fase 3: Ketika risiko penularan di wilayah Anda Sedang-Tinggi

Pada tahap ini, karyawan sudah menyadari situasi dan - mudah-mudahan - melaksanakan tindakan pencegahan. Tetapi, dengan wabah COVID-19 yang secara resmi dinyatakan sebagai pandemi, Anda perlu mengambil tindakan yang lebih drastis, seperti menutup kantor dan mengadopsi model kerja yang sepenuhnya virtual. Karyawan kemungkinan besar mengharapkan transisi seperti itu tetapi pastikan Anda memberi mereka semua sumber daya yang diperlukan untuk menyesuaikan semulus mungkin.


Subjek email: Tindakan Pencegahan Coronavirus


Hi All,


Saya harap Anda dan orang yang Anda cintai semuanya sehat.


Ketika kami memantau situasi dan mengikuti bimbingan pihak berwenang setempat dan World Health Organization, kami telah memutuskan untuk membuat pekerjaan dari rumah menjadi kewajiban di seluruh perusahaan.


Mulai dari [tanggal] Anda semua diminta untuk bekerja dari rumah - kantor kami akan terbuka jika Anda perlu pergi dan mengambil barang-barang Anda (mis. Laptop, notebook, chargers, dll.) atau ingin mengkoordinasikan beberapa detail dengan kolega Anda.


Anda dapat menemukan disini [tautan] panduan komprehensif tentang cara bekerja secara jarak jauh dan alat apa yang digunakan untuk tetap produktif. Hubungi manajer dan anggota tim Anda untuk membahas cara terbaik untuk terhubung secara virtual.


[Anda juga dapat memasukkan pedoman resmi spesifik dari pemerintah yang mungkin berlaku, seperti gaji karyawan harian, cuti orang tua tambahan, dll.]


Pada titik ini, kami tidak dapat menentukan berapa lama kami harus bekerja dari jarak jauh tetapi yakinlah kami akan melakukan apa pun yang kami bisa untuk membantu Anda menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja virtual baru ini. Ini adalah langkah yang perlu kita ambil untuk melindungi kesehatan kita dan meminimalkan risiko penyebaran virus.


Kami, dalam tim SDM, dan manajer Anda selalu tersedia untuk membahas pertanyaan atau masalah yang mungkin Anda miliki. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, tanyakan saja dan kami akan menemukan cara untuk dapat diaplikasikan untuk semua orang. Yang terpenting, kami ingin kita untuk tetap aman, sehat dan tenang.


Terima kasih,


[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]


Email untuk manajer dan pemimpin tim

Email ini dapat secara khusus ditujukan kepada manajer dan pemimpin tim agar semua orang tetap selaras. Banyak karyawan akan memiliki pertanyaan seputar tindakan pencegahan, jadi terus beri tahu manajer tentang cara terbaik untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul. Pastikan untuk terus memberitahu manajer tentang setiap perubahan yang Anda buat pada kebijakan perusahaan, mis. jika Anda memutuskan untuk menawarkan opsi pekerjaan jarak jauh yang lebih fleksibel, serta pedoman apapun yang Anda miliki dari pemerintah.


Anda dapat menyesuaikan template email berikut ini dengan situasi dan kondisi yang berbeda untuk mencocokkan tindakan pencegahan spesifik yang Anda ambil terhadap wabah COVID-10. Yang paling penting, berikan beberapa kiat berguna kepada manajer agar mereka dapat membantu tim mereka tetap tenang dan produktif selama masa-masa ketidakpastian ini.


Subjek email: Pedoman Tim Menghadapi Coronavirus


Hi All,


Seperti yang Anda ketahui, kami mengambil langkah-langkah pencegahan terhadap wabah COVID-19 yang berarti bahwa kita semua perlu mengadopsi beberapa kebiasaan kerja baru. Kami mengandalkan Anda untuk membantu anggota tim Anda untuk menyesuaikan sebaik mungkin.


Kami telah mengirim email [atau, kami berencana untuk mengirim segera] kepada seluruh karyawan untuk mengumumkan beberapa langkah [tambahan] yang akan kami terapkan - pastikan Anda dan tim Anda mengikuti panduan ini.


Karena perusahaan saat ini beroperasi dalam kondisi yang tidak pasti, dan kami tidak dalam posisi untuk memprediksi bagaimana keadaan akan berubah dalam beberapa minggu ke depan atau bahkan berbulan-bulan, mari kita semua bekerja sama untuk memastikan kesejahteraan tim.


Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat:


1. Waktu cuti / Cuti sakit / Bekerja dari rumah: Sementara kami memperbarui kebijakan kami dan menginfokan setiap perubahan yang kami buat, gunakan keputusan terbaik Anda ketika anggota tim meminta cuti, cuti sakit atau bekerja dari rumah. Anda juga dapat secara proaktif mendorong karyawan untuk melakukannya, dengan mempertimbangkan bahwa kita tidak hanya melindungi kesehatan diri sendiri, namun juga melindungi kesehatan orang-orang di sekitar kita.


2. Gejala COVID-19: Jika ada anggota tim Anda yang memiliki gejala sekecil apa pun (mis. batuk, demam, sulit bernapas) minta mereka pulang. Pastikan ini tidak diketahui karyawan lain; kami tidak ingin membuat orang merasa tidak nyaman. Ini adalah wabah pandemi; itu bukan kesalahan siapa pun jika mereka terinfeksi, tetapi kita perlu meminimalkan resikonya. Jadi, hubungi HR sesegera mungkin - kita mungkin perlu membersihkan kantor atau mengambil tindakan drastis lainnya.


3. Pekerjaan jarak jauh: Saat kami beralih ke lingkungan kerja virtual, pastikan tim Anda dilengkapi dengan peralatan yang memadai. Infokan mereka alat yang mungkin Anda akan gunakan, atur beberapa aturan dasar untuk meningkatkan komunikasi Anda (mis. memiliki panggilan video dengan kamera aktif) dan bersikap empati karena beberapa karyawan mungkin kesulitan menemukan ruang yang sunyi di rumah (terutama jika mereka tidak hidup sendirian).


4. Kesehatan mental: Wajar jika beberapa anggota tim Anda mungkin merasa tertekan dengan situasi ini. Pastikan untuk selalu ada untuk mereka dan beritahu mereka bahwa kita semua akan melewati masa sulit bersama. Cobalah untuk menghindari kata-kata negatif yang menyatakan keadaan darurat dan bahaya dan pilihlah nada yang lebih empati dan tenang. Anda juga dapat mendorong anggota tim Anda untuk membicarakan perasaan dan kekhawatiran mereka selama pertemuan 1: 1.


Kami sudah melakukan pencegahan dan akan terus mengambil tindakan pencegahan agar kita dapat terus bekerja dengan faktor risiko yang lebih rendah, tetapi kami menyadari bahwa kesehatan adalah prioritas utama pada saat ini. Bersiaplah untuk perubahan yang tak terhindarkan dan gunakan waktu ini untuk mengevaluasi kembali bagaimana Anda dan tim Anda berkolaborasi dan bagaimana Anda dapat beradaptasi dengan gaya kerja baru karena kita mungkin perlu bekerja jarak jauh untuk beberapa waktu.


Pastikan Anda juga tetap aman dan jangan ragu untuk bertanya atau menceritakan masalah yang Anda miliki.


Terima kasih,


[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]



Perhatian : Templat email ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman umum dan harus digunakan sebagai referensi. Templat ini dibuat mungkin tidak memperhitungkan semua hukum lokal, negara bagian atau federal yang relevan dan bukan dokumen hukum. Baik penulis maupun Impactfind tidak akan mengambil tanggung jawab hukum apa pun yang mungkin timbul dari penggunaan kebijakan ini.


Image from Unsplash


Baca juga:

Email Template: Tips Working from Home (WFH)

Coronavirus (COVID-19) Company Policy

Work from Home Company Policy

© 2020 by Impactfind.

Our Group

ImpactFirst

Follow Us on:

  • LinkedIn
  • Instagram
  • Facebook