• Impactfind

Email Template: COVID-19 (Coronavirus) HR Action Plan


Dengan wabah coronavirus (COVID-19) yang secara resmi dinyatakan sebagai pandemi oleh WHO, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia sudah mulai mengambil tindakan terhadap penyebarannya. Untuk SDM, ini berarti mengirim pengumuman di seluruh perusahaan, memperbarui WFH dan kebijakan kerja jarak jauh, membuat kebijakan khusus coronavirus, memperkenalkan opsi kerja yang fleksibel, dan sebagainya.


Cara Anda mengkomunikasikan perubahan ini ke tim Anda sangat lah penting. Karena, ketika menyangkut kesehatan masyarakat, Anda tidak ingin bereaksi rendah, tetapi Anda juga tidak ingin bereaksi berlebihan. Beri tahu staf tentang tindakan pencegahan yang diambil perusahaan Anda dan berikan pedoman yang jelas sehingga karyawan dapat melindungi diri mereka sendiri dan tempat kerja. Dalam masa ketidakpastian seperti itu, peran Anda dalam SDM adalah untuk membantu semua orang tetap tenang, tetapi pada saat yang sama memastikan bahwa kebijakan baru juga diterapkan.


Kami telah membuat template email berikut yang dapat Anda sesuaikan dan kirim ke tim Anda untuk memberitahu mereka tentang tindakan pencegahan perusahaan Anda terhadap COVID-19, yang juga disebut sebagai coronavirus. Tentukan sikap sesuai dengan situasi yang ada di lokasi perusahaan Anda. Selain itu, pastikan Anda menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, di luar email tersebut, sehingga karyawan dapat dengan mudah mengatasi kekhawatiran atau pertanyaan mereka tentang wabah pandemi.



Fase 1: Ketika risiko penularan di wilayah Anda Rendah

Pada tahap ini, penting untuk membuat karyawan sadar akan situasi dan memberitahu mereka bahwa Anda mungkin harus mengambil langkah-langkah tambahan jika wabah virus menyebar di wilayah Anda. Fokuskan email Anda pada pentingnya kebersihan bersama dengan pedoman untuk mereka yang telah melakukan perjalanan atau berencana untuk bepergian ke daerah berisiko tinggi.


Subjek email: Tindakan Pencegahan Coronavirus


Hi all,


Kami memantau dengan seksama pembaruan seputar coronavirus (COVID-19). Meskipun untuk sementara waktu wilayah kita sedikit terpengaruh, kami ingin bertindak cepat dan memastikan perusahaan mengambil semua tindakan pencegahan untuk menghindari risiko.


Inilah mengapa kami ingin Anda semua memberikan perhatian ekstra dan menerapkan pedoman berikut:


1. Cuti sakit:

  1. Jika Anda merasa sakit, segera tinggalkan kantor dan tinggal di rumah sampai Anda benar-benar tanpa gejala. Gejala COVID-19 yang umum adalah batuk, sulit bernapas dan demam, tetapi kami meminta Anda untuk menggunakan cuti sakit Anda walaupun Anda memiliki gejala sekecil apa pun untuk mencegah kemungkinan infeksi di tempat kerja.

  2. Jika Anda didiagnosis menderita COVID-19, gunakan cuti sakit seperti biasa. Anda dapat merujuk ke kebijakan cuti sakit perusahaan [insert link kebijakannya] untuk rincian lebih lanjut. Anda dapat kembali ke kantor hanya setelah Anda sepenuhnya pulih, dengan catatan dokter yang mengkonfirmasi pemulihan Anda.

2. Kebijakan perjalanan:

  1. Sampai hari ini, semua perjalanan bisnis ke daerah berisiko tinggi dibatalkan. (Anda dapat berkonsultasi dengan saran perjalanan WHO Coronavirus (COVID-19) untuk rincian lebih lanjut.) Jika Anda merencanakan perjalanan ke daerah-daerah tersebut (mis. untuk pelatihan atau menghadiri konferensi), kami akan mencoba mengatur ulang hal itu ketika kami memiliki jaminan bahwa itu aman.

  2. Jika Anda telah bepergian ke salah satu area berisiko tinggi (atau jika saat ini Anda berada di sana), silahkan hubungi HR dan manajer Anda sesegera mungkin. Kami mungkin meminta Anda untuk bekerja dari rumah selama 14 hari sampai Anda benar-benar tanpa gejala dan menghindari semua kontak langsung dengan rekan kerja sementara itu.

  3. Hal-hal di atas berlaku bahkan jika Anda tidak bepergian, tetapi Anda tinggal bersama seseorang yang melakukan perjalanan ke daerah b